إدارة الاجتماعات

إدارة الاجتماعات

إدارة الاجتماعات

 

الحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله وعلى آله وصحبه، أما بعد:

فإن لمسؤول المسجد والمشرف عليه مهام كثيرة منها: إقامة اجتماعات بين الحين والآخر لمناقشة قضايا المسجد ومهام مسؤولي الأنشطة المختلفة فيه، ولكي تدار تلك الاجتماعات بشكل سليم، وتحقق أهدافها؛ سنقف هنا مع بعض الإرشادات المهمة التي يستفيد منها كل من يريد أن يعقد اجتماعاً معيناً:

 

مفهوم الاجتماع:

هو التقاء عدد من الأفراد في مكان ما، وفي وقت محدد، لمناقشة موضوعات معينة للتوصل لأهداف محددة.

 

بعض مظاهر الاجتماعات الفعالة:

1-  إيضاح الهدف من الاجتماع قبل انعقاده.

2-  الإعداد والتحضير المسبق من قبل المشاركين في الاجتماع.

3-  وجود جدول أعمال، وتحديد وقت محدد لكل بند، والتقيد بذلك.

4-  ضبط عملية النقاش، واقتصار الحديث على الأفراد الذين يقدمون إسهامات وإضافات مفيدة ذات صلة وثيقة بموضوعات وأهداف الاجتماع.

5-  اقتصار الدعوة والحضور في الاجتماع على الأشخاص المعنيين بالقضايا المطروحة للنقاش.

6-  توفير المعلومات والبيانات اللازمة للموضوعات التي يحتويها جدول الاجتماع.

7-  تحقيق أهداف الاجتماع خلال الفترة الزمنية المحددة له.

8-  الخروج بقرارات وخطوات تنفيذية عندما تستدعي الحاجة ذلك.

 

بعض مظاهر الاجتماعات غير الفعالة:

1-  غياب الهدف أو الغرض من عقد الاجتماع.

2-  تعقيد القضايا السهلة.

3-  الاستمرار لمدة طويلة.

4-  الكلام والنقاش المطول، واستئثار البعض بالكلام والتحدث.

5-  تعطيل القرارات والخطوات التنفيذية.

6-  عدم وجود مقرر للاجتماع.

 

متى يصبح الاجتماع ضرورياً؟

في الحالات التالية:

1-  خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه.

2-  وجود مشكلة أو قضية تحتاج إلى رأي جماعي.

3-  وجود قضية أو قضايا تتطلب المتابعة والتقويم المستمر.

4-  بروز ما يدعو لتغيير الوضع القائم وتطويره.

5-  الرغبة في تدريب أعضاء الاجتماع، وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية، أو تغيير قناعاتهم واتجاهاتهم نحو أمر ما.

6-  الرغبة في تحقيق التعارف والتآلف بين أعضاء الاجتماع.

7-  التنسيق بين مهام ومسؤوليات أعضاء الاجتماع.

 

كيفية إنجاح الاجتماعات:

النقاط العملية التالية ستساعدك في أن تعقد اجتماعك بصورة أكثر فعالية:

قبل الاجتماع:

1- قرر فيم إذا كان الاجتماع ضرورياً.

   هل من الممكن تحقيق الأهداف بصورة أكثر فعالية من خلال وسيلة أخرى غير وسيلة الاجتماعات.

2- حدد أهداف الاجتماع:

   ما تنوي تحقيقه من الاجتماع.

   القرارات التي يجب اتخاذها.

   الخطوات التنفيذية التي يجب اتخاذها.

3- أعد جدول الأعمال:

  ادخل الموضوعات ذات العلاقة المباشرة بأهداف الاجتماع.

  حاول أن تقلل من عدد الموضوعات الهامة التي يحتويها كل اجتماع حتى يمكن تناولها بالشمول والعمق الكافي.

  رتب بنود جدول الأعمال وفقاً لأهميتها بحيث تجيء الموضوعات الأكثر أهمية أولاً.

  اجمع بنود جدول الأعمال ذات العلاقة ببعضها في موضوع واحد.

  حدد الوقت المسموح به لمناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال.

4- اجمع كل المعلومات والبيانات المتاحة ذات العلاقة ببنود جدول الأعمال، وحدد النقاط المهمة في حالة كون هذه المعلومات والبيانات كثيرة ومفصلة.

5- وزع مقدماً جدول الأعمال والوثائق الخاصة بالموضوعات التي ستعرض للنقاش.

6- اقتصر على الأفراد الذين لهم علاقة مباشرة بموضوعات الاجتماع.

 

أثناء الاجتماع:

1-  وضح الهدف من الاجتماع.

2-  احصر الحاضرين والغائبين عن الاجتماع.

3-  عند البدء في مناقشة أي بند من بنود جدول الأعمال افتح باب المناقشة باستدعاء إسهامات الأعضاء.

4-  أتح الفرصة للأعضاء الذين يملكون الإضافة والإسهام أن يتحدثوا ويقدموا ما لديهم.

5-  وجه المناقشة بهدف التأكد من أن الاجتماع يسير نحو تحقيق الأهداف المرسومة.

6-  تقيد بالموضوعات المطروحة للنقاش، ووجه النقاش إذا ابتعد عن الموضوع أو تطرق إلى تفاصيل غير ضرورية.

7-  لخص ما استمعت إليه من نقاط مهمة، إذا اتخذت المناقشة جانب التعقيد واختلاف وجهات النظر، وذلك لمراجعة فهمك وفهم الآخرين لما قيل.

8-  التزم بالزمن المحدد لكل بند من بنود جدول أعمال الاجتماع.

9-  عند الانتهاء من مناقشة كل بند من بنود الاجتماع لخص القرارات أو النتائج التي تم التوصل إليها.

10-  لخص ما تم التوصل إليه في نهاية الاجتماع، وإذا كانت هناك خطوات تنفيذية معينة لا بد من اتخاذها حدد من الذي يتخذها، والوقت الكافي لإنجازها.

11-  حدد موعد الاجتماع القادم وهدفه.

 

بعد الاجتماع:

1-  أعد محضر الاجتماع ووزعه على الذين حضروا والذين لم يحضروا، يجب أن يكون المحضر بمثابة سجل دقيق لما دار في الاجتماع، وأن يشمل القرارات والتوصيات الصادرة عن الاجتماع، وتحديد إسنادات العمل، وأسماء الأشخاص الموكل إليهم هذه الإسنادات، والمواعيد النهائية لإنجازها، كذلك سجل الموعد والزمن الذي تم تحديده لعقد الاجتماع القادم.

2-  تابع وارصد ما تم إنجازه من أعمال.1

هذا ما ينبغي عمله لمن أراد اجتماعاً ناجحاً مثمراً ومتميزاً، وما أكثر الاجتماعات التي يخرج أفرادها بلا فائدة أو بفوائد قليلة بسبب عدم الانضباط بأساليب إنجاح تلك الاجتماعات.

والله الموفق، وصلى الله على نبينا محمد وآله وصحبه وسلم.


 


1 المصدر: شبكة الدعوة الإسلامية.